Gestione Scadenze
| Scadenze | In questa sezione vengono gestite tutte le scadenze generate precedentemente nei vari documenti o nelle voci di spesa suddivise in scadenze attive, passive, per debiti Vs Clienti, per crediti Vs Fornitori. Per visualizzare le varie scadenze selezionare di volta in volta le categorie a cui esse appartengono. È possibile visualizzare tutte le scadenze, tutte quelle pagate o quelle non pagate /parzialmente pagate attraverso le tre opzioni poste in alto a destra di questa finestra. |
| Creare una nuova scadenza | Posizionarsi sul pulante Nuovo dopo aver scelto la categoria di appartenenza della scadenza (scadenze attive, passive, per debiti Vs Clienti, per crediti Vs Fornitori) e compilare la scheda Nuove Scadenze secondo i criteri desiderati. Per inserire tutti questi dati basterà premere il tasto TAB o il tasto INVIO della tastiera. In particolare in questa finestra sono riportate tutte le opzioni scelte nelle varie condizioni di pagamento: Numero di Scadenze da Generare, Cadenza in Giorni, Decorrenza Prima Rata, Importo Importo Rata, (per modificare la condizione di pagamento vedi gestione Cond. Pagamento nel menu principale). Se tutte le opzioni sono corrette premere il tasto Genera Scadenze, il programma eseguirà l’operazione permettendo di vedere nel riquadro sottostante i dettagli delle rate create: scadenza, Cliente, Rate (R), Totale Rate (T), Importo dell’operazione creata suddiviso in rate. Tra le altre opzioni è possibile scegliere di essere avvisati qualche giorno prima della scadenza spuntando la relativa opzione. |
| Modificare una scadenza | Ricercare e selezionare la scadenza che si desidera modificare. Si aprirà di nuovo la finestra NUOVE SCADENZE grazie alla quale si potranno modificare tutti i dati inseriti precedentemente. Nel caso in cui siano stati registrati dei pagamenti o degli incassi relativi alla scadenza selezionata o nel caso in cui la scadenza sia collegata ad altri documenti il programma provvederà ad avvisare l’utente attraverso un messaggio. In questo caso prima di modificare la scadenza si dovranno eliminare tutti i Pagamenti e gli Incassi registrati ed eventualmente scindere la scadenza dal documento. Per maggiori dettagli sulle operazioni di Incasso/Pagamento vedi gestione Movimenti di Cassa sezione Pagamenti e Incassi Multipli. |
| Eliminare una scadenza | Per eliminare le scadenze create scegliere il tasto Elimina. Se l’operazione è consentita il programma caricherà un messaggio di conferma eliminazione in caso contrario l’utente verrà avvisato sull’impossibilità di eliminare le scadenze perché collegate a documenti o perché rappresenta un saldo precedente o ancora perché alcuni importi sono già stati pagati. |
| Solleciti | In questa sezione è possibile generare in modo automatico i solleciti da inviare ai clienti inadempienti. All’apertura della finestra Solleciti verrà visualizzato l’elenco dei possibili solleciti da inviare caricati automaticamente in base alle scadenze precedentemente create. Il programma gestisce fino a 4 tipi di sollecito. Per ogni sollecito vengono visualizzati il numero del sollecito da inviare e la denominazione del Cliente a cui è riferito. Nel riquadro dettaglio (in basso) vengono riportati tutti i dati relativi alle scadenze del sollecito selezionato (Tipo documento, data, numero, importo doc., Rata, Scadenza, Importo scadenza, importo da pagare, importo pagato).
È possibile visualizzare i solleciti da inviare o quelli già inviati scegliendo fra le opzioni poste a destra dell’elenco solleciti. Nella scheda Parametri è possibile associare ai vari solleciti il modello di stampa, rappresentato da un file di Microsoft Word. Per ogni sollecito è necessario impostare: 1. il percorso del file modello che verrà scelto attraverso il tasto … 2. i giorni di decorrenza; per il primo sollecito impostare la decorrenza in giorni dalla data di scadenza, per i solleciti successivi inserire i giorni di decorrenza a partire dalla data del sollecito precedente. Impostati i parametri dare Conferma per salvare i dati inseriti. |
| Creare un modello word | Un modello di sollecito è costituito da un file Microsoft word che contiene dei “campi” che, in fase di creazione del sollecito, verranno aggiornati automaticamente con dei valori specifici.
1. Scegliere dal Menu “Inserisci” la voce Campo 2. nella sezione Categorie scegliere la voce Automazione Documento 3. in Nomi dei Campi scegliere DocVariable 4. in proprietà campo, nella casella Nuovo Nome inserire il nome del campo che si desidera visualizzare nel modello. 5. confermare l’inserimento e ripetere l’operazione per ogni campo da inserire. Per visualizzare o nascondere i campi inseriti nel documento Word premere la combinazione di tasti ALT+F9 I nomi dei campi dovranno essere scelti fra quelli disponibili per Azienda, Clienti e Scadenze visibili nella finestra Solleciti Help accessibile dal pulsante ? posto accanto al tasto STAMPA della finestra Solleciti. I campi relativi alle scadenze (DaPagare, DataDocumento, ImportoDocumento, ImportoScadenza, Numerodocumento, Pagato, Rata, Scadenza, Tipo Documento) dovranno necessariamente essere inseriti in una tabella, dove ogni cella della prima riga potrà contenere solo un campo. N.B. I campi inseriti nella caselle di testo non verranno aggiornati alla stampa. |
| Stampare un sollecito | Definiti i parametri dei solleciti e associato il modello Microsoft Word utile per la stampa spostarsi sulla scheda Solleciti. Indicare la data di riferimento e scegliere i solleciti da stampare fra quelli elencati selezionandoli singolarmente oppure scegliere l’opzione Seleziona Tutto per stampare tutti i solleciti visualizzati. Premere il tasto stampa per generare e stampare tutti i solleciti selezionati. Per visualizzare le coordinate bancarie dell’azienda selezionare la banca di riferimento del relativo menu a “tendina” nel in cui si volessero visualizzare i solleciti generati scegliere l’opzione INVIATI.
Se invece si vuole creare un’anteprima di stampa senza generare il sollecito scegliere l’opzione Stampa Simulata. Nella sezione dei solleciti Inviati si possono ristampare i solleciti generati n precedenza. Ovviamente la Data di Riferimento non sarà attiva in quanto verrà riportata la data di generazione del sollecito visualizzata anch’essa in elenco insieme al numero del sollecito e alla denominazione del cliente. In questa sezione è possibile eliminare dall’elenco i solleciti generati. Selezionare i solleciti interessati mediante la casella di spunta o utilizzando l’opzione Seleziona Tutto e premere il tasto Elimina. Il programma chiederà conferma dell’eliminazione attraverso un messaggio. È possibile effettuare la ricerca dei solleciti per Cliente, Numero Sollecito e Data (quest’ultima opzione è valida solo per i solleciti inviati) inserendo il testo da ricercare nella casella di ricerca (in alto) |
| Visualizzare le note di credito nei solleciti | È possibile associare le Note di credito ai solleciti solo se si spunta la casella “Inserisci Note di Credito” nel riquadro in basso della finestra Solleciti. In tale riquadro sono visualizzate le scadenze collegate alle note di Credito, di conseguenza per associare le note di credito ad un sollecito è necessario creare prima la Nota di credito e poi generare la/le scadenze (Vedi gestione Documenti Differiti).
Se una nota di credito non è stata inserita in nessun sollecito è possibile associarla ad un sollecito qualsiasi del cliente, visto che per ogni cliente è possibile generare più di un sollecito. Se per il cliente per cui sono disponibili “Note di credito” si sceglie di generare più solleciti contemporaneamente le note di credito verranno associate al primo sollecito generato. Per associare le note di credito direttamente ad un solo sollecito basterà selezionare solo il sollecito desiderato. Nel caso in cui una o più note di credito sono state associate ad un sollecito non saranno più disponibili per gli altri solleciti, ma potranno essere inserite o meno (in base alla casella di spunta “Inserisci Note di Credito”) nel sollecito a cui sono collegate. Per scollegare completamente una nota di credito dai solleciti ancora da generare, e renderla così nuovamente disponibile, è necessario eliminare i solleciti in cui essa è referenziata, eliminare la scadenza della nota di credito e rigenerarla, in questo modo è possibile associare la nota di credito ad un sollecito diverso da quello a cui era stata associata. Per eliminare i solleciti inviati è sufficiente eliminare i solleciti “inviati”, in questo modo si eliminano i dati dei solleciti già creati, ma la generazione automatica dei solleciti terrà ancora conto dei solleciti generati in precedenza. Per eliminare completamente i solleciti, cioè per scollegare definitivamente una scadenza da un sollecito è necessario cancellare e rigenerare la scadenza stessa. In questo modo la scadenza non risulta referenziata da nessun sollecito. |
